辦公室裝修中如何做好項(xiàng)目管理？

        每次談起辦公室裝修，很多行政合伙人都會(huì)瞬間感受到很大的壓力。
        為什么別人的辦公室裝修得井井有條，看起來(lái)很輕松？
        為什么別人家的管理人員聽說(shuō)裝修不慌？
        為什么別人家的裝修很少撕X？

因?yàn)閯e人家的管理就是單獨(dú)進(jìn)行裝修，做項(xiàng)目管理。這不像摸著石頭過(guò)河，你可以為所欲為。
        辦公室裝修本身就是一個(gè)大大小小的工程事件。
        大企業(yè)的行政模塊下有一個(gè)基建工程部，中小型企業(yè)的CEO也經(jīng)常親自參與對(duì)裝修項(xiàng)目的管控。作為大多數(shù)管理人員都會(huì)參與的專業(yè)體驗(yàn)之一，辦公室裝修是怎么做的呢？你熟悉各個(gè)方面嗎？處理突發(fā)事件的能力是工作能力的重要體現(xiàn)。
        今天小智就和小伙伴們分享一下辦公室裝修中項(xiàng)目管理相關(guān)的一些注意事項(xiàng)。希望能幫助您穩(wěn)住接下來(lái)的辦公室裝修，不慌不忙。
         1 項(xiàng)目啟動(dòng)期間需要做哪些準(zhǔn)備工作？
        在主管部門接到改造項(xiàng)目任務(wù)前，不要慌張，有條不紊地從以下幾件事著手：
        收集并確認(rèn)要求：在開始改造項(xiàng)目之前，行政部門需要充分了解公司管理層和各部門對(duì)新辦公環(huán)境的了解。期望和需求。比如不同部門的工作特點(diǎn)，研發(fā)需要安靜不被打擾，銷售和客服部門的電話和電話比較多，容易影響其他部門的工作等等。
        在收集需求的同時(shí)，成立了項(xiàng)目組。項(xiàng)目組的主要成員為：行政、IT、財(cái)務(wù)、采購(gòu)（有條件的企業(yè)也應(yīng)有基礎(chǔ)設(shè)施團(tuán)隊(duì)）、法務(wù)，同時(shí)確定團(tuán)隊(duì)成員之間的分工。項(xiàng)目組成員確認(rèn)后，需盡快制定項(xiàng)目進(jìn)度，各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)負(fù)責(zé)人；
        盡量確定內(nèi)部預(yù)算：很多企業(yè)管理者在處理辦公室裝修時(shí)，老板可能不會(huì)先給出預(yù)算范圍和限制條件。反而在提交了幾家裝修供應(yīng)商的設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后，會(huì)瘋狂削減預(yù)算，讓管理員花費(fèi)5W的預(yù)算來(lái)裝修50W的效果。這個(gè)環(huán)節(jié)往往會(huì)消耗管理者和供應(yīng)商的大量精力，增加談判成本。.
        在完成項(xiàng)目預(yù)算編制的同時(shí)，需要對(duì)預(yù)算采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行分解，確定實(shí)際后續(xù)負(fù)責(zé)人，定期收集采購(gòu)信息，供后續(xù)實(shí)際比較；
        屏風(fēng)裝修供應(yīng)商：辦公室裝修離不開供應(yīng)商的參與。其中，裝修工作之初，根據(jù)公司裝修情況，行政部門需要同時(shí)篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)咨詢公司、施工承包商、IT、裝修保潔、綠化廠、消防和其他服務(wù)提供商。
        并且要與物業(yè)公司充分溝通，仔細(xì)確認(rèn)物業(yè)管理要求的細(xì)節(jié)，以便在投標(biāo)過(guò)程中提前通知供應(yīng)商；
        采購(gòu)管理全流程：裝修工作會(huì)涉及大量采購(gòu)工作，一般需要單獨(dú)的集團(tuán)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，申請(qǐng)資金支持渠道，確定項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)則和審核付款流程，保持高效的節(jié)奏。在采購(gòu)過(guò)程中，要注意有定制周期的采購(gòu)，比如家具等。
        只有在前期確定裝修工程的總體和詳細(xì)要求，做好項(xiàng)目開發(fā)的總進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)、施工、開工等工作。
         2  在項(xiàng)目進(jìn)行中，管理會(huì)遇到哪些陷阱？
        不管前期準(zhǔn)備得多么充分，項(xiàng)目啟動(dòng)后，很容易出現(xiàn)一些不可預(yù)見的突發(fā)事件。這些坑各有特點(diǎn)。不同的城市、不同的行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè)，在辦公室裝修過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)各種這樣的問(wèn)題。
        但以下是我們認(rèn)為影響較大、各主管部門必須高度重視的問(wèn)題：
        消防申報(bào)驗(yàn)收：辦公室裝修消防申報(bào)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的申請(qǐng)流程、注意事項(xiàng)、消防驗(yàn)收、消防驗(yàn)收，只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，工程工期就會(huì)延誤。目前比較有效的解決方案一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè)，或者第三方消防工程公司。
        強(qiáng)弱電：裝修時(shí)一定要評(píng)估一下目前辦公配套設(shè)施的強(qiáng)弱電輸送情況是否滿足您的需求。強(qiáng)電改造線的費(fèi)用取決于實(shí)際的寫字樓條件，可大可小。
        施工時(shí)間：企業(yè)行政一般對(duì)辦公室裝修工程的時(shí)間要求比較緊，但建筑不同裝修時(shí)間有不同的規(guī)定。如有特殊情況，需提前納入整個(gè)裝修工程的時(shí)間管理。
        多方對(duì)接：設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，權(quán)責(zé)分工。
        除了這些影響很大的“坑”外，還容易出現(xiàn)裝修中途、資金結(jié)算不到位、工程施工延誤、中期驗(yàn)收等細(xì)節(jié)坑，管理人員在此期間提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，也可以解決后期相關(guān)問(wèn)題！
         3 在項(xiàng)目的后期，管理層需要做什么？
        在辦公室裝修的后期，驗(yàn)收和結(jié)算是最后一步。
        關(guān)于驗(yàn)收的干貨細(xì)節(jié)我們講了很多，驗(yàn)收貫穿裝修的全過(guò)程，最后的收尾工作只是一個(gè)結(jié)束。
        需要特別注意的是
        ○前期裝修質(zhì)量要通過(guò)合同鎖定，后期驗(yàn)收順利。
        合同是保證項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
        在裝修工程中，在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理提前與裝修分包商溝通細(xì)化合同執(zhí)行過(guò)程中容易發(fā)生爭(zhēng)議的條款，明確合同條款，并通過(guò)合同條款，明確并鎖定項(xiàng)目工期、質(zhì)量、成本、驗(yàn)收等內(nèi)容，確保項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有據(jù)可依。
         ○搬家時(shí)搬家注意事項(xiàng)
        完成檢查和綜合調(diào)試后，進(jìn)行最終驗(yàn)收整改。裝修工程完成后，將通過(guò)多種方式進(jìn)行空氣治理，確?？諝赓|(zhì)量達(dá)到最佳，并開始進(jìn)行搬遷準(zhǔn)備工作。服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門的內(nèi)部溝通，確保搬遷順利進(jìn)行，提前與供應(yīng)商做好安排，及時(shí)做好重新裝修的應(yīng)對(duì)預(yù)案。要做好員工培訓(xùn)和信息宣傳工作。
        在搬遷過(guò)程中，有經(jīng)驗(yàn)的管理員會(huì)知道，搬遷意味著大量的舊家具將被閑置。
        如果能充分利用原有家具，并計(jì)劃更新家具采購(gòu)計(jì)劃，可以在后期軟裝配置和裝修中補(bǔ)貼一筆費(fèi)用，節(jié)省一定的費(fèi)用。
        最后
        辦公室裝修對(duì)于一個(gè)公司來(lái)說(shuō)是一筆巨大的投資。
        行政管理通過(guò)專業(yè)的項(xiàng)目管理能力，有效保障進(jìn)度，解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，有效控制項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的突發(fā)事件。房間裝修按時(shí)保質(zhì)保量完成。
        不僅是耀眼的企業(yè)業(yè)績(jī)，更是您職業(yè)生涯中的一次重要經(jīng)歷。